Die ERP-Bedarfsanalyse als Fundament einer erfolgreichen ERP-Einführung

1. Was ist eine ERP-Bedarfsanalyse?

Eine ERP-Bedarfsanalyse ist ein strukturierter Prozess zur systematischen Ermittlung aller geschäftlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen, die ein Unternehmen an ein zukünftiges ERP-System stellt. Sie beantwortet zentrale Fragen wie:

• Welche Prozesse müssen digitalisiert oder optimiert werden?
• Welche Funktionen sind zwingend notwendig, welche optional?
• Wie hoch ist der digitale Reifegrad des Unternehmens?
• Welche Integrationen und Schnittstellen werden benötigt?
• Welches Budget und welcher Zeitrahmen sind realistisch?

Ziel ist es, eine verbindliche, objektive und herstellerneutrale Entscheidungsgrundlage zu schaffen – bevor man mit ERP-Anbietern in Kontakt tritt. Ohne diese Grundlage werden ERP-Projekte häufig unnötig teuer, langwierig oder scheitern vollständig.

2. Warum Unternehmen ohne Analyse scheitern

Über 70 % aller ERP-Projekte überschreiten Zeit- oder Budgetrahmen – häufig, weil zu früh mit der Systemauswahl begonnen wird.

Die Bedarfsanalyse eliminiert diese Risiken und schafft Fakten statt Bauchgefühl.

3. Die fünf Kernbereiche der ERP-Bedarfsanalyse

1) Geschäftsprozesse

Analyse der End-to-End-Prozesse in Einkauf, Logistik, Lager, Produktion, Vertrieb, Service, Buchhaltung und Projektmanagement.
Schwerpunkt: Wo entstehen Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten oder doppelte Datenerfassung?

2) Branchenspezifische Anforderungen

Industriespezifische Funktionalitäten, z. B. Seriennummern, Chargen, Produktionsplanung, Variantenfertigung, Montage, Projektabrechnung etc.

3) Technische Anforderungen

• Cloud vs. On-Premise
• Integrationen (CRM, Shop, BI, IoT, Maschinen)
• Datensicherheit & Compliance

4) Organisatorische Anforderungen

Rollenmodelle, Berechtigungen, Verantwortlichkeiten, Standortstruktur, Zukunftsplanung (neue Standorte, Internationalisierung etc.)

5) Digitaler Reifegrad

4. Methodische Vorgehensweise

1) Kick-off & Scope-Definition

Abstimmung über Ziele, Projektumfang, Stakeholder und Zeitplan.

2) Prozess-Workshops

Interviews und Workshops mit Fachabteilungen zur Erhebung des Ist-Zustands und zur Definition des Soll-Zustands.

3) Anforderungsdokumentation

Strukturierte Sammlung aller Anforderungen in Muss/Soll/Kann.

4) Konsolidierung & Priorisierung

Management-Abstimmung, Bewertung der kritischsten Anforderungen und Ableitung der ERP-Kurzliste.

5) Ergebnisbericht

Erstellung eines PDF-Dokuments inkl. Prozessanalyse, Scoring, Reifegrad, Shortlist und Handlungsempfehlungen.

5. Ergebnisse & Nutzen

• Klarheit über Anforderungen & Prozesse
• Risiko-Reduzierung für Fehlentscheidungen
• Vergleichbare ERP-Angebote auf einheitlicher Basis
• Schnellere Projektdurchlaufzeiten
• Weniger Beratungsaufwand und niedrigere Kosten

6. Beispiele typischer Erkenntnisse („Findings“)

• Über 40 % der aktuellen Tätigkeiten sind manuell und nicht notwendig
• Keine Integration zwischen ERP, CRM und Buchhaltung → doppelte Datenpflege
• Warenbestände werden nicht in Echtzeit abgebildet
• Fehlende Produktionsplanung führt zu Engpässen
• Reporting erfolgt über Excel statt automatisierte Auswertungen

7. Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit?

• Haben wir klare Ziele für unser ERP-Projekt?
• Sind die wichtigsten Prozesse dokumentiert?
• Gibt es intern eine verantwortliche Projektleitung?
• Wissen wir, welche kritischen Anforderungen zwingend erfüllt sein müssen?
• Haben wir eine realistische Vorstellung von Kosten und Dauer?